Der tägliche Mailverkehr ist wichtig, bremst aber auch den Arbeitsfluss. So neigt man oft dazu sich kurz zu fassen und zu Abkürzungen zu greifen. Doch das kann schnell ins Auge gehen. Bei falschen oder missverständlichen Formulierungen kann sich der Empfänger schnell auf den Schlips getreten fühlen. Abkürzungen, falsch eingesetzt, hinterlassen einen schlechten Eindruck.

Die richtige Anrede ist wichtig

Im beruflichen Bereich lautet die allgemein übliche Anrede: "Sehr geehrte" ... oder "Sehr geehrter". Moderner, aber auch persönlicher klingt die Tageszeit in der Anrede zu benutzen, also Guten Morgen  Herr/Frau oder Guten Tag...   Erst wenn sich die Mailpartner besser kennen und schon einen weniger förmlichen Umgang miteinander pflegen, kann zu einem "Hallo" gewechselt. Anfangs garnicht und im späteren Kontaktverlauf nur mit Bedacht geht die Formulierung Liebe/r werden. Das kann eher zu persönlich und abstoßend aufgefasst werden. Regionale Grußformeln wie das in unserer Region gebräuchliche "Moin,Moin" oder in anderen Regionen übliche "Servus" und "Grüß Gott", gehen in Ordnung, wenn der Empfänger es kennt und aus der gleichen Region kommt.

Wo eine Email nicht passend ist

Ein dicker Fauxpass wäre eine Beileidsemail zu schicken. In dem Fall  ist die klassische Briefpost die stilvollere Wahl. Bei förmlichen Einladungen ist ebenfalls der Postweg zu bevorzugen. Das stellt den Stellenwert des Events besser heraus.  Ein Telefonat eignet sich besser, wenn es um komplexere Zusammenhänge geht, um das zeitintensive und häufig ergebnislose "Mail Ping-Pong" zu vermeiden. 

Der Mailinhalt

Emails sind echte Zeitfresser. Drum sollte man sich sehr genau überlegen wen man unbedingt auf diesem Wege informieren möchte, um die Mailflut etwas einzudämmen. Hat man sich für den Mailweg entschlosen, muss auf einen strukturierten Aufbau mit korrekter Rechtscheibung und positiver formulierung geachtet werden. Emocions gehören nicht in eine Geschäftliche Mail, Frage - und Ausrufungszeichen gilt es ebenfalls äußerst sparsam zu verwenden. Beides gilt als flapsig und unhöflich. 

Der Mailabschluss

Beim Erstkontakt oder einem offiziellen Schreiben endet eine Mail immer mit der Formulierung "Mit freundlichen Grüßen". Kennt man sich bereits besser, passt auch "Beste Grüße", "Herzliche Grüße" oder schlicht "Freundliche Grüße". "Liebe Grüße" hingegen wirkt zu persönlich und distanslos, nur "Gruß" wirkt auch nicht gut, klingt zu kurz angebunden. Abkürzungen wie MfG, VG oder LG  gehen überhaupt nicht. Diese sind absolut tabu und zeugen von einem schlechten Benehmen.